Как начать собирать статистику по подбору персонала и зачем ее анализировать?

Сбор и анализ данных по всем процессам рекрутинга необходим для понимания эффективности выполнения операций, а также для возможности оптимизировать все показатели. Грамотная аналитика и оптимизация позволяют снизить расходы на рекрутмент и повысить качество подобранного персонала. Можно собирать и изучать показатели вручную, но опытные HR-специалисты рекомендуют делать это с помощью специализированных сервисов автоматизации.

Какие показатели нужно анализировать при подборе кадров

Сбор статистических данных и анализ эффективности процессов нужно делать руководителям кадровых служб, которые занимаются процесса подбора персонала для своего предприятия, а также HR-компаниям, которые выполняют заказы сторонних организаций.

Какие показатели нужно анализировать:

• Воронки подбора кандидатов. Это поэтапная модель процессов прохождения рекрутмента – от просмотра и отбора резюме соискателей, прохождения первого и последующего собеседования до утверждения соискателя на предлагаемую должность. Учитывается также количество и причины отказов от кандидатов. Анализируя конверсию воронки, можно понять, на каком этапе и почему выпадает большинство соискателей. Нормальные показатели конверсии воронки подбора напрямую зависят от специфики и популярности вакансии. Например, на должность «помощник руководителя» на начальном этапе может быть предложено несколько сотен резюме, из которых «до финала» дойдет десяток. То есть, конверсия будет низкой, но это специфика вакансии. А на должность технолога профильного производства будет отобрано десяток резюме, из которых выбраны 2-3 финалиста. И здесь показатель конверсии будет высокий.
• Среднерыночный уровень заработной платы и других элементов мотивации. Постоянный мониторинг рынка труда в вопросах оплаты специалистов нужен для того, чтобы предлагать достойным кандидатам соответствующую оплату труда. Соискатели тоже анализируют, где и сколько платят сотрудникам на определенной должности. Поэтому, чтобы успешно конкурировать на рынке труда, компании должны предлагать соискателям оплату, не ниже среднерыночной. Анализ заработных плат и премий следует делать с учетом региона, занятости, перечня должностных обязанностей работника.
• Показатели КПД работы рекрутера. Аналитика эффективности выполнения основных операций кадровиком в течение рабочего дня нужна для объективной оценки квалификации и результативности работы HR-специалиста. На основании этого можно определить, насколько эффективно кадровик выполняет свои обязанности, как рассчитывать ему заработную плату (если оплата труда привязана к коэффициенту выполнения задач), нужно ли проводить обучение и повышение квалификационного уровня сотрудника. А также определить необходимость внедрения автоматизированных сервисов, которые позволят разгрузить рекрутера от большого объема рутинных процессов, в разы сократить время на обработку данных о соискателях, выполнение процессов отбора кандидатов.

Как собирать данные для аналитики

Сбор статистики – это непростая задача, т.к. требуется фиксировать все показатели, обрабатывать большие массивы информации и делать количественную и качественную аналитику с учетом многих факторов.

Статистику можно собирать:

• Вручную, вбивая все данные в Excel-таблицы или другие документы. Это сложная и кропотливая работа, от которой сотрудники зачастую «отлынивают». Ручная фиксация процессов и показателей эффективности занимает много времени, отвлекая рекрутера от его прямых обязанностей - поиска достойных кандидатов, проведения собеседований и пр. Анализ без применения специальных сервисов тоже затруднен, т.к. ручное сведение и вычисление аналитических данных занимает много времени и имеет много погрешностей.
• Автоматически. Если в компании внедрена система CRM, сбор и анализ данных будет полностью оптимизирован. Программа фиксирует все рабочие процессы, время на их выполнение (формируя карту рабочего дня менеджера по кадрам или другого специалиста). В ПО также есть функция построения разных видов воронок и анализ конверсий на каждом этапе. Есть также автоматизированные системы CRM, адаптированные под рекрутмент, с перечнем основных модулей, которые намного упрощают бизнес-процессы подбора персонала и повышают качество подобранных кандидатов.

Сбор данных (вручную, с помощью программ) должен быть обязательной функцией всех специалистов, которые занимаются подбором персонала. Должны быть внедрены обязательные виды отчетов, на основании которых руководитель отдела или собственник бизнеса может оценивать эффективность выполнения рабочих операций и продуктивности каждого отдельного сотрудника.

Как оптимизировать процессы сбора и анализа показателей рекрутмента

HR-эксперты рекомендуют автоматизацию как основной инструмент эффективной аналитики. Программное обеспечение подбирается с учетом специфики рекрутмента, основных задач кадровиков, особенностей конкретной компании и отрасли.

Какие модули автоматизированного сервиса можно использовать для сбора и анализа данных:

• Онлайн тестирование. Ответы соискателей на список квалификационных вопросов анализируются программой и сортируются по заданным параметрам. Рекрутер экономит много времени на рутинных процессах изучения и сортировки анкет кандидатов.
• Автообзвон. Генерация разговора, который ведет робот, позволяет сократить время на первичный опрос соискателей. В рамках этого модуля делается рассылка оповещений, проводится диалог разной сложности и скоринг (сбор ответов), запись звонков. Эта опция позволяет делать быстрый и развернутый анализ ответов соискателей, а также выполнять ряд дальнейших действий в автоматическом режиме (рассылка ответов, назначение повторного интервью и пр.).
• SMS и Email информирование. Это функция рассылки по электронным адресам и месенджерам, которая также собирает статистику по просмотренным письмам, ответам адресатов.

Можно также использовать программируемые чат-боты для рассылки приглашений, проведения опросов и Exit-интервью, другие полезные функции приложения.

© QuickStaff - профессиональная ATS для рекрутинга.