Удобное планирование для рекрутера

Инструменты HR • июнь 02, 2020

Рутинные обязанности эйчара занимают до 70% всего рабочего времени. Нужно отобрать кандидатов, проверить их в заочном формате, назначить собеседования и провести переговоры с потенциальными сотрудниками. Чтобы поговорить с претендентами — придется выкроить время.

Хорошо, если компания небольшая и на позицию приходит до 10 соискателей. Тогда собеседования можно проводить поочередно, по нескольку в день и так на протяжении рабочей недели, пока не найдется подходящий кандидат. Но случается, что соискателей десятки: вместо того, чтобы заниматься продуктивной работой, менеджер выискивает окна и оповещает каждого кандидата о предстоящем собеседовании. Тут возникает сразу 3 проблемы:

Нужно найти промежутки, когда эйчар сможет принять кандидата. Это лишнее время.
Необходимо оповестить каждого. Обычно с помощью телефонного звонка. Но и электронное письмо требует дополнительных временных затрат.
Наконец, менеджер по персоналу может ошибиться. Назначать нескольких кандидатов на одно время, упустить из виду свободное окно. Особенно, если наплыв соискателей существенный.

Решить эти вопросы и призван умный календарь системы Quickstaff.

Что это такое

Умный календарь представляет собой встроенный в систему автоматизированного подбора персонала модуль. Платформу можно использовать двумя способами:

· Как эффективный путь для оповещения потенциальных сотрудников. Менеджер по персоналу определяет подходящее время, задает промежутки, окна, когда сможет принять соискателя. Затем сам кандидат выбирает удобный для него период из предложенных. Все просто и понятно как для кандидата, так и для самого эйчара. Не нужно сидеть с ежедневником в руках и судорожно искать время.

· Как органайзер. Платформа позволяет вносить события, планировать мероприятия и оповещает, как только момент приближается.

Модуль построен просто и понятно. Интерфейс интуитивный, потому нет необходимости долго учиться использовать систему.

Как это работает

Для начала нужно задать свободные временные окна в расписании менеджера. Сделать это можно в специальном разделе.

Скорректировать свое расписание эйчар способен в любое время, как только что-то в графике изменится. После этого, достаточно отправить приглашение на собеседование подходящим кандидатам. Соискатели увидят специальную форму с указанием возможного времени встречи с менеджером.

Претенденты выбирают день и час собеседования. После чего этот слот становится недоступен для записи.

Календарь используется и как электронный органайзер. Чтобы получить доступ к функционалу модуля, достаточно кликнуть по разделу «Календарь» в левой колонке интерфейса.

Откроется панель с календарем. Перемещаясь по центральному блоку, можно выбрать день, запланировать события. В нужный момент — получить оповещения.

Работать с модулем умный календарь можно из личной карточки кандидата. Назначая собеседование в ручном формате. Для этого нужно запланировать событие.

Умный календарь без проблем подключается к чат-боту. Робот может назначать время собеседований в самостоятельном режиме с минимальным участием менеджера по персоналу.

Модуль работает как в комплексе с прочими платформами, так и автономно. Все зависит от ваших целей, потребности в функционале.

Где можно применять умный календарь

Модуль облегчит работу как менеджеру по персоналу, так и индивидуальному предпринимателю. Сфера применения широкая. Вот лишь некоторые варианты:

Бизнес на старте, небольшие предприятия, индивидуальные предприниматели могут использовать модуль, чтобы сэкономить ценное время. Ресурсы особенно важны для развития дела, нет ни минуты, чтобы сидеть с органайзером и выискивать окна для собеседований. Умный календарь сделает это за вас. Достаточно один раз задать предпочтительное время.
Небольшие компании. Эйчар не всесилен. Особенно, когда речь идет о масштабной вакансии с десятками, если не сотнями претендентов. Всегда есть вероятность ошибки, влияния человеческого фактора. Чтобы минимизировать риски, обеспечить четкое планирование, модуль умный календарь подойдет как нельзя лучше.
Крупные компании, предприятия. Тут проблема иная. Если уровень менеджмента недостаточен, возникает путаница. Одни менеджеры назначают одно время, другие — другое. К тому же никто толком не знает, что делают коллеги по подразделению. Модуль умный календарь можно использовать для координации общей работы отдела. Это упорядочит взаимодействие и повысит его эффективность.

Платформа пригодится любому предприятию. Независимо от масштабов задач, организации работы с персоналом.

Почему модуль умный календарь — это выгодно для бизнеса

Платформа будет полезна любому бизнесу, и вот почему:

Четкость и порядок. Отделы рекрутинга имеют доступ к общей картине. Умный календарь позволяет организовать эффективный найм персонала, распределить нагрузку равномерно. Так каждый займется своими обязанностями, не будет дублирования функций, пустой потери ресурсов.
Экономия времени. На то, чтобы назначить собеседование уходит по нескольку часов. Нужно найти окна в графике, позвонить каждому соискателю или отправить претендентам электронные письма, сообщения в мессенджерах. Это расточительство. Модуль умный календарь позволяет сократить до 70% рабочего времени. Система предложит кандидату период, оповестит его и самого менеджера о предстоящем событии.
Минимальная вероятность ошибки. В пылу работы эйчар рискует оплошать. Назначить нескольких кандидатов на одно время или вообще упустить из виду удобный момент для собеседований. Умный календарь исключает возможность таких ошибок. От человеческого фактора уже ничего не зависит.
Оптимизация трудовых ресурсов. При использовании умного календаря, удается сэкономить до нескольких часов и даже суток времени. Нет необходимости нанимать дополнительных менеджеров. В таких условиях можно справиться и существующими силами. Тем более, если подключены дополнительные модули системы Quickstaff. Эйчары концентрируются на самых важных аспектах своей работы. Не тратят время на рутину. Многие обязанности на себя берет платформа.
Высокая продуктивность менеджера по персоналу. Можно заниматься подбором, оценкой профессиональных качеств кандидатов. Ничто не отвлекает от самой ответственной части работы.

Умный календарь устраняет хаос в графике эйчара. Позволяет организовать трудовое время, четко спланировать трудовой день. Кроме того, модуль умеет в автономном режиме и несколькими способами информировать кандидатов о собеседовании. Так удается сэкономить более половины рабочего времени.